Соблюдения правил грамматики и уважения к слову требует все — электронное письмо, написанная от руки записка и, конечно, школьное задание. В рамках данной статьи будут даны несколько рекомендаций, благодаря которым деловая переписка станет грамотнее и понятнее.
Эмоции в переписке
Электронное письмо очень легко понять неправильно. То, что может показаться холодностью или грубостью, могло быть написано наспех, или отправителя что-либо отвлекало. Не следует делать поспешных выводов.
Если адресат получил письмо, которое вызывает у него эмоциональную реакцию, он не должен торопиться. Необходимо сначала успокоиться и только потом отправлять ответ. Можно закрыть почту, пойти перекусить, погулять, переключиться на другие дела, заняться чем-то, чтобы вновь прийти в состояние покоя.
Прежде чем отправить сообщение или письмо, следует подумать о своих намерениях и возможных последствиях. Данное письмо поможет решить ее или только ухудшит? Стоит ли проявлять настойчивость, подвергаясь риску испортить отношения с тем, с кем придется работать или видеться в течение целой недели весь год? Претензии, непонимание, высказанные в электронной форме лучше и быстрее выяснить при личной беседе, когда обе стороны имеют возможность помириться и высказаться.
Польза грамматики в переписке
Не стоит писать электронные письма или сообщения в досаде или гневе. Как только они будут отправлены, изменить ничего будет нельзя.
- Не следует увлекаться сокращениями, которые используются в СМС-сообщениях и мессенджерах, и недопустимо использование сленга;
- Не печатать «капсом»: «КАЖЕТСЯ, ЧТО КТО-ТО КРИЧИТ!!!»;
- Не злоупотреблять восклицательными знаками. Они уместны только в тех местах, где интонация сообщения меняется. Если автор ими регулярно пользуется, его собеседники не смогут понять, когда он на самом деле взволнован. Не стоит ставить больше одного восклицательного знака. Русский язык использует максимум три (!!!) Это как минимум может помешать чтению письма;
- С умеренностью стоит использовать смайлики. Эти знаки уместны более в непринужденном письме друзьям, однако совершенно не применимы в деловой переписке. Сдержанность — это основное в деловой этике;
- Архиважно следить за орфографией и не нарушать правила русского (иностранного) языка. Некоторых людей ошибки попросту раздражают, другие могут запросто не понять собеседника, а третьи, в силу своего снобизма перестанут общаться и вовсе;
- Перед написанием письма следует собраться с мыслями. Длинные «манускрипты», тема которых перескакивает с одной на другую, не только вызывают раздражение, но и просто не могут удержать внимание читающего.
Перед отправкой всегда нужно перечитывать написанный текст.
