В любом делопроизводстве рано или поздно возникает необходимость прошивать документы нитками. Не все знают, как это правильно делать. В этом материале мы подготовили пошаговую инструкцию.
Не существует правил как таковых, но есть определенные рекомендации, которых необходимо придерживаться, для сохранности и архивации материалов, утверждение приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Порядок ведения документов
На каждом предприятии существует своя очередность документов, порядок которой, необходимо придерживается сотруднику. Обязательным условием архивации является аккуратность, грамотность, четкость.
В случае неправильного, не корректного, ошибочного документа, сотрудниками архивного отдела не принимается документация и возвращается на доработку.
Документы, подлежащие прошивке:
- Ведомости;
- Кассовая книга;
- Приказы ( как общие, так и личные)
- Счет-фактуры;
- Акты;
- Первичные документы;
- Отчеты;
- Штатное расписание;
- Паспортные данные и прочее.
Для прошивки документов вам понадобится:
- Шило канцелярское либо дырокол.
- Игла (можно использовать цыганскую, либо же специальную для прошивки документов).
- Нить (толщиной примерно 1 мм)
- Ножницы либо канцелярский нож.
- Клей ПВА.
- Чистый лист бумаги.
Подробная инструкция по прошивке документов
Существует несколько вариантов прошивки документов. Начиная о двух до пяти дыр.
Намного удобнее, надежнее и легче всего использовать вариант на три отверстия. Итак, ответим на вопрос, как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция:
- Сложите документы аккуратно в ровную стопку. Воспользуйтесь дыроколом или же шилом, совершая ровные проколы. Если стопка документов не помещается вся в дырокол, следует разделить количество листов на несколько раз. Рекомендуется пометить карандашом места прокола, чтобы добиться идеального результата и избежать неровностей.
- Втяните нитку в иглу. Начинайте прошивку вашего документа со стороны, в которой нет информации. Оставьте около 5-8 см нити, для того, чтобы в конечном итоге без проблем связать свою документацию. Прошивайте документы со среднего прокола.
- Выводите нить с иглой к верхнему проколу. Разравнивайте нить, чтобы она приобрела аккуратный внешний вид.
- Из верхнего прокола выведите нить к нижнему.
- Затем, протяните нитку снова в среднее отверстие. Отрежьте нить ножницами, оставив хвостик из 5-8 см .
- Свяжите на узел оба конца оставленной нитки. Отрежьте остаток нити. Воспользуйтесь клеем ПВА. Наклейте маленький кусочек белой бумаги на завязанный узел. При необходимости воспользуйтесь оттиском печати.
Теперь вы знаете — как правильно прошить документы нитками: пошаговая инструкция
