УПД в экономической структуре бизнеса необходимый элемент. Чаще всего он используется в той ситуации, когда требуется списать определенный налоговый вычет государству или, к примеру, сообщить о налоговом вычете в пользу НДС. В этом документе есть очень много нюансов, поэтому многие, чтобы не затрачивать много времени решают заполнить УПД онлайн через облачную программу бухгалтерии 1С.
Какие позиции следует заполнять в УПД?
Наименование документа.
Здесь надо записать в полной форме название: «учетно-передаточный документ».
- Дата составления документа обязательно должна полностью совпадать с датой составления счета-фактуры.
- Далее следует указать наименование организации, которая составляет этот документ.
- Далее в УПД форме заполняются детали, объясняющие, какую хозяйственную деятельность ведет субъект и сколько денег было заработано, потеряно или отдано в качестве налоговых вычетов по НДС и другим обязательствам.
- После представленной выше информации надо будет оставить информацию о составителях документа и ответственных лицах, причастных к нему.
Чаще всего, это бухгалтера и руководители.
Подпись. В электронной онлайн УПД форме она электронная.
Не забудьте сделать подпись заранее через портал государственных услуг.
Важные моменты, которые вы должны знать при заполнении
Перед тем как заполнить УПД онлайн, обратите внимание на небольшие нюансы:
- Дата в документе ставится в том случае, когда происходит отправка груза из склада. Ее можно будет поставить в течение 5 дней, но не позже указанного срока. Дата также может в период загрузки и отгрузки товаров со склада совпадать. Для такого документа это нормально.
- Надо ли ставить печать на УПД после заполнения его в электронном формате? Вообще, можно не ставить печать.
Ведь согласно государственным правилам, документ не является обязательным для заполнения организациями. Исходя из этого, не возникнет препятствий при вычете налога на НДС.
Строка 12 в документе необходима для того, чтобы в ней можно было оставить важные сведения о принятом или отправленном грузе со склада.
Это место для ввода свободной информации, которую нельзя было указать в других графах формы.
На заметку
Заполнить правильно УПД можно с помощью облачного 1С. Каждая графа там объясняется подробно пользователям. В целом, можно сказать, что УПД форма онлайн весьма полезная форма для отчетности, так как она может использоваться ИП или ООО.
Статус 1 или 2: что выбрать в сервисе?
При формировании документа в облаке критично сразу определить его функционал. Статус «1» заменяет собой и счет-фактуру, и передаточный акт, что идеально для плательщиков НДС. Если же вы работаете на «упрощенке» и оформляете только первичку, выбирайте статус «2».
Ошибка в этом поле — классический «баг», из-за которого налоговая откажет в вычете, а контрагент затребует корректировочный документ и аннулирование старого файла.
Валидация и передача через оператора ЭДО
Заполнение онлайн исключает «кривые» реквизиты благодаря автоматической проверке по базе ФНС. Система сама подтянет актуальный КПП и юридический адрес по ИНН. Разве это не удобнее, чем вручную перебивать данные из старых договоров, рискуя ошибиться в одной цифре?
- Проверьте соответствие кода номенклатуры и единиц измерения справочнику ОКЕИ.
- Убедитесь, что формат XML-файла соответствует актуальному приказу ФНС (версия 5.01 и выше).
- Для маркированных товаров (Честный Знак) обязательно заполнение тегов с кодами Data Matrix.
Для легитимности документа на стороне отправителя и получателя должна стоять действующая УКЭП, иначе файл не пройдет транспортный шлюз оператора.
Нюансы для прослеживаемых товаров
Работаете с импортом или мониторами? В онлайн-формах УПД для таких позиций предусмотрены графы 10–11 и специальные блоки для РНПТ. Программа просто не даст выгрузить файл без этих данных, если код ТН ВЭД попадает под систему государственного контроля.
Использование облачных решений автоматизирует подстановку регистрационных номеров партий, избавляя бухгалтера от ручной сверки бесконечных цифровых комбинаций в бумажных инвойсах.
Такой автоматизированный подход сводит риск камеральной проверки из-за технических ошибок практически к нулю.
