Вероятно у каждого человека были случаи в жизни, когда требовалось написать объяснительную записку. Чаще всего это происходит на работе.
Человеческий фактор никто не отменял и случаи, из-за которых приходиться давать объяснения работодателю, не так уж редки. Как правильно написать объяснительную записку, чтобы попытаться избежать строгого наказания?
Сроки написания и виды провинностей
Ну для начала следует знать, что объяснительную записку следует писать в течении двух дней, иначе по истечении этого срока, начальник может вынести наказание.
Лучше делать это сразу. Какие чаще всего случаи требуют объяснений:
- Самое, пожалуй частое-это опоздание на работу. Если причина была действительно уважительная, обязательно нужно подробно её описать. Работодатель, прочитав записку, решит-наказывать работника или нет. Так как в законодательстве не прописано чёткое наказание за опоздание.
- Самовольный уход с рабочего места.
- Не надлежащее выполнение своих обязанностей, повлекшее за собой чью-то травму.
- Появление на рабочем месте в пьяном виде.
- Нарушение техники безопасности.
В каких случаях нужна объяснительная
Потребовать объяснительную с работника имеет право только работодатель или человек, которого работодатель назначил выносить наказание, за нарушения. Никакой другой руководитель, не имеет права требовать объяснительную.
Объяснительная записка состоит из двух частей. В фактической части-нужно согласиться и описать произошедшее нарушение. А вот во второй — объяснительной, нужно подробно, даже поминутно, объяснить причины.
Если, допустим, причиной опоздания или отсутствия на рабочем месте, было недомогание, то лучше приложить справку от врача или неотложки. Садиться писать такую записку, нужно успокоившись. Стресс не лучший помощник в этом деле.
Как писать
В правом верхнем углу нужно написать, кому адресована записка. ФИО руководителя, название организации, заканчивать записку нужно числом, временем и подписью.
Не нужно употреблять, при написании записки, ненормативных слов или слов выражающих сильные эмоции. Лучше всего чистосердечно во всем признаться, четко и грамотно объяснить причины.
Правильно составленная записка, чаще всего очень смягчает наказание.
Иногда, если работодатель так решит, наказания можно избежать вообще.
Если же работник не согласен с вынесенным наказанием, то всегда можно обратиться в трудовую инспекцию, в прокуратуру или в суд. Но практика показывает, если работник действительно виновен и суд это докажет, то наказание только увеличится. Не стоит об этом забывать.
Юридические тонкости и «ловушка» двух дней
Работодатель обязан затребовать письменное объяснение до применения взыскания согласно ст. 193 ТК РФ. Если вы проигнорируете требование, через 48 часов комиссия составит акт об отказе, что развяжет руки руководству для оформления выговора или даже увольнения. Не стоит «уходить в глухую оборону» — грамотный текст фиксирует вашу позицию и может стать ключевым доказательством в суде или трудовой инспекции.
Помните, что объяснительная — это не признание вины, а изложение вашей версии событий. Тщательно подбирайте факты, которые указывают на отсутствие прямого умысла или грубой неосторожности с вашей стороны.
Формулировки для смягчения вердикта
Используйте официально-деловой стиль, исключая фразы вроде «я проспал» или «забыл». Вместо этого оперируйте понятиями «непредвиденные обстоятельства» или «технический сбой, не зависящий от воли работника». Были ли у вас реальные причины, которые можно подтвердить документально? Даже скриншот из навигатора с пробками в 10 баллов или квитанция от аварийной службы превращают прогул в уважительную причину.
- Указывайте на отсутствие негативных последствий для бизнес-процессов компании.
- Ссылайтесь на высокую нагрузку или противоречивые распоряжения смежных отделов.
- Упоминайте о готовности компенсировать упущенное время дополнительной переработкой.
Риски «чистосердечного признания»
Иногда излишняя честность играет против сотрудника. Если вы напишете, что систематически нарушаете регламент из-за личного несогласия с политикой фирмы, это станет идеальным поводом для дисциплинарки. Ограничьтесь сухими фактами: время, место, конкретное действие и объективный внешний фактор. Вы уверены, что должностная инструкция вообще обязывала вас выполнять ту задачу, за которую требуют отчет?
«Главная цель документа — перевести конфликт из эмоциональной плоскости в правовую, где оценивается тяжесть проступка и обстоятельства его совершения».
Если это ваш первый проступок за год, обязательно укажите в тексте, что ранее дисциплинарных взысканий вы не имели. Для адекватного HR-директора это веский аргумент, чтобы ограничиться устным замечанием вместо официального приказа.
